Aviso de privacidad global para empleados

Este Aviso de privacidad global para empleados ("Aviso de privacidad para empleados" o "Aviso") se aplica en toda la empresa global Ecolab a todos los empleados y contratistas independientes. Este Aviso define la información personal que Ecolab puede recopilar durante su relación laboral con Ecolab, cómo Ecolab utiliza y protege esa información y con quién podemos compartirla.

Este Aviso de privacidad para empleados ha sido diseñado para establecer una norma uniforme para todas las entidades de Ecolab respecto a la protección de la información personal de los empleados. Ecolab reconoce que determinadas leyes pueden imponer requisitos adicionales que los que se describen en este Aviso de privacidad para empleados. Como tal, este Aviso es complementario a la Política de privacidad público. Además, los posibles avisos locales o divulgaciones relacionadas con la privacidad específicas a su país de residencia reemplazarán a este Aviso de privacidad para empleados en la medida en que exista conflicto.

Información personal (también conocida comúnmente como información personalmente identificable o datos personales) es información que puede usarse para identificarle a usted o a cualquier otro individuo con quien esté relacionada la información. Determinada información se requiere para establecer la relación laboral mientras que otra información se recoge durante el transcurso de su empleo. Ecolab recoge información de acuerdo a lo que permite la ley de su país de residencia. Determinada información, como género, raza y religión, pueden ser recogidas únicamente en aquellos casos legalmente autorizados por su jurisdicción.

La información personal que recogemos junto con su empleo puede incluir lo siguiente:

• Nombre e información de contacto, incluyendo información de contacto de emergencia (por ejemplo, dirección, número de teléfono, email, fax);
• Información personal (por ejemplo, fecha de nacimiento, estado civil, lugar de nacimiento, nacionalidad, residencia, ciudadanía, estado de permiso laboral, estado militar, nacionalidad, idioma preferido);
• Información de pago (por ejemplo, información de cuenta bancaria personal, formularios e información relacionados con impuestos, número de tarjeta corporativa de Ecolab);
• Información identificativa (por ejemplo, número de la Seguridad Social u otro número de identificación nacional, número de pasaporte, número de permiso de conducir, número de matrícula);
• Información de cuenta (por ejemplo, credenciales de inicio de sesión en el Portal de Empleo de Ecolab u otros portales de empleo);
• Información laboral (por ejemplo, fechas del empleo, compensación y beneficios, afiliación sindical, jubilación, seguro, beneficiarios, restricciones y adaptaciones laborales, resoluciones de quejas, rendimiento);
• Información de posición (por ejemplo, número de identificación de Ecolab, título profesional, departamento/unidad comercial, supervisor, posición, acceso al ordenador e instalaciones);
• Educación y formación (por ejemplo, nivel académico, campo educativo e institución académica, evaluaciones sobre competencias, licencias y certificaciones profesionales o cursos de formación);
• Historial profesional (por ejemplo, empleadores anteriores o puestos de trabajo previos, cartas de recomendación);
• Información de asistencia (por ejemplo, excendencias remuneradas y solicitudes de excendencias remuneradas y todos los demás permisos de ausencia solicitados);
• Información de comunicaciones (por ejemplo, mensajes de voz, emails, correspondencia, documentos y otros productos laborales y comunicaciones creadas, almacenadas o transmitidas usando nuestras redes, aplicaciones, dispositivos, ordenadores o equipos de comunicación; información de encuestas);
• Información recogida del proceso de contratación y rescisión de contrato (por ejemplo, información de la entrevista, CV, cartas de presentación, referencias, cartas de recomendación, antecedentes criminales y crédito, transcripciones, interacciones previas a la contratación, cartas de oferta y aceptación, fechas de contratación, fechas de inicio y fin, fechas de dimisión y motivos);
• Información de evaluación y control de exposición a limpieza industrial;
• Otra información proporcionada en formularios según sea requerida para obtener beneficios, la nómina o recursos humanos, de conformidad con las leyes aplicables;
• Información de imagen y semejanza, si la ley lo permite y/o tras informarle si la ley lo permite (por ejemplo, foto de identificación, imágenes de grabaciones de circuito cerrado, otras imágenes o fotografías y horas y ubicaciones de uso de la tarjeta llave);
• Información tecnológica e información facilitada en el Aviso de cookies de Ecolab, , al acceder a determinados sitios de Ecolab, si la ley lo permite, incluyendo si un empleado puede o no excluir la recogida de este tipo de información (por ejemplo, información de navegador, online y de otro uso desde dispositivos de la empresa o en redes de la empresa, direcciones IP de dispositivos laborales, identificador de usuario, contraseña y otras credenciales usadas para acceder a los sistemas de Ecolab, aplicaciones, dispositivos, ordenadores o equipos de comunicaciones);
• Identificadores personales únicos relacionados con determinada tecnología de seguimiento del sitio web tal y como se describe en el Aviso de cookies de Ecolab, y su exclusión puede ser compatible con el Aviso de cookies (por ejemplo, identificadores de dispositivo, cookies, balizas web, etiquetas de píxel u otras formas de identificación persistentes). Tenga en cuenta que, aunque este Aviso de privacidad se aplica a toda la actividad de los empleados, la aplicabilidad de las cookies y el aviso de cookies afiliadas puede variar si se encuentra en determinados sitios fuera de www.ecolab.com.
• Otra información que pueda intercambiarse en el transcurso de su relación laboral con Ecolab.

Determinada información personal, como información biométrica, datos de ubicación precisa, género, raza, religión e información sobre salud, además de comunicaciones en las que no seamos el destinatario previsto, se considera información personal sensible bajo ciertas regulaciones de privacidad de datos. No recogemos información personal sensible en todas las jurisdicciones en las que operamos. Si es requerido por la ley, obtendremos su consentimiento explícito para la recogida, procesamiento o transmisión de esta información personal sensible. Se tomarán medidas de seguridad y protección adecuadas que serán congruentes con la naturaleza y los riesgos asociados con los datos y las actividades de procesamiento.

Cuando proporciona información personal a Ecolab tal y como se describe en este Aviso de privacidad para empleados, esa información personal se recoge directamente de usted y sabrá qué información personal concreta está siendo recogida.

En determinadas circunstancias limitadas, los proveedores de servicios externos pueden recoger información en nombre de Ecolab (por ejemplo, con el fin de comprobar los antecedentes, filtrar, etc.) aunque esta recogida siempre se realizará en el contexto de su empleo o solicitud, y usted siempre será informado de que un tercero está al cargo de la recogida de esta información en el momento de su recogida. Finalmente, determinada información puede ser recogida de los clientes, asociados y otras personas que puedan haber tenido relación con usted en el transcurso de su empleo con Ecolab (por ejemplo, encuestas de clientes para comprobar el rendimiento y propósitos similares).

Sujeta a los términos de este Aviso de privacidad para empleados, Ecolab utiliza las categorías de información personal anteriormente descritas de múltiples maneras. Salvo que expresamente se indique lo contrario, la información anterior puede utilizarse para cualquiera de los fines enumerados a continuación. Estos fines no los incluyen todos, y usted puede recibir un aviso posterior sobre fines adicionales para otros tipos específicos de procesamiento. Ecolab puede utilizar su información personal para:

• Determinar su elegibilidad para el empleo, incluyendo la verificación de referencias y calificaciones;
• Administrar sus pagos y beneficios; • Evaluar las cualificaciones para un trabajo o tarea particular;
• Facilitar la comunicación y la vinculación entre empleados;
• Cumplir con los estatutos sobre el empleo aplicables;
• Ponerse en contacto con usted sobre otras oportunidades de contratación;
• Ofrecer información sobre Ecolab;
• Responder a sus consultas y solicitudes;
• Procesar las reclamaciones relacionadas con el trabajo (por ejemplo, compensación del trabajo y reclamaciones de seguro);
• Ofrecer formación u otros requisitos de desarrollo;
• Realizar revisiones de rendimiento y acciones disciplinarios;
• Establecer los contactos en caso de emergencia;
• Cumplir con las obligaciones legales, incluyendo requisitos de salud y seguridad, y solicitudes de información de organismos gubernamentales, e investigaciones de seguridad, o para reivindicar o defender una demanda legal;
• Compilar directorios de empleados;
• Garantizar la seguridad de la información gestionada por la empresa;
• Gestionar recursos de personal, planificación financiera, acuerdos empresariales, auditorías internas y otro tipo de administración;
• Administrar nuestras aplicaciones, software y sistemas electrónicos;
• Mejorar la satisfacción y rendimiento de los empleados;
• Evitar actividades potencialmente fraudulentas, prohibidas o ilegales;
• Manejar, en general, todos los aspectos de la relación laboral, incluyendo sin limitaciones, establecer, mantener y finalizar las relaciones laborales, operaciones generales y fines administrativos, financieros y relacionados con recursos humanos;
• Para otros fines según sea necesario y razonablemente requerido por Ecolab, para los que recibirá el aviso correspondiente si existe una desviación material de los fines anteriores.

En los países aplicables, la información que proporcione en la sección sección de igualdad de oportunidades de una solicitud de trabajo se utilizará con el único fin de monitorizar la igualdad de oportunidades con la empresa global de Ecolab. Ecolab no utiliza esta información para fines de comercialización.

Ecolab puede recoger información similar o relacionada o utilizar información personal para fines similares o relacionados de conformidad con las leyes y normativas de una jurisdicción particular. Cuando se requiera, se proporcionará un aviso posterior para una nueva recogida. Según su jurisdicción, puede disponer de determinados derechos sobre los datos, como eliminación, corrección o limitación de uso. Estos derechos sobre los datos, y las jurisdicciones en los que son aplicables, se describen a continuación o en avisos específicos de cada jurisdicción.

Determinada información recogida es obligatoria para establecer y mantener la relación laboral. Si decide no proporcionar la información obligatoria, es posible que no podamos continuar con un contrato de trabajo o proporcionarle todos los beneficios de empleo que de otro modo dispondría. Puede consultar en cualquier momento si determinada información es obligatoria u opcional y comprender cómo la eliminación de cierta información puede afectarle.

Podemos proporcionar cualquiera de las categorías de información personal descritas a empleados de Ecolab, asesores, afiliados u otras empresas o personas para el fin de procesar dicha información en nuestro nombre para establecer, gestionar o finalizar la relación laboral con usted. En tales casos, requerimos que estas partes acuerden proteger la confidencialidad de dicha información de conformidad con los términos de este Aviso de privacidad para empleados, así como con el Aviso de privacidad de Ecolab público y cualquier norma interna de cumplimiento de la privacidad, y las leyes y regulaciones de la jurisdicción en la que vive.

Las partes que pueden recibir su información incluyen:

• Nuestros afiliados y empresas relacionadas;
• Los socios comerciales, contratistas y socios de canal, que no se consideran empresas afiliadas;
• Vendedores o proveedores de servicios externos que ofrecen servicios clave y necesarios para su empleo o solicitud de trabajo y/o proporcionar determinados servicios relacionados con el empleo (incluyendo los fines descritos en la sección anterior);
• Terceros que pueden brindar asesoramiento profesional (p. ej., abogados, banqueros, contables).
• Organismos gubernamentales u otras partes como respuesta a un proceso legal u otras solicitudes en los casos permitidos por la ley;
• Con otras personas o terceros a quienes haya solicitado que compartamos la información.

Excepto lo descrito anteriormente, no compartiremos su información personal con otras empresas para sus usos comerciales o de comercialización sin su consentimiento, o excepto como parte de un programa o función específicos al cual usted tendrá posibilidad de incluirse o excluirse.

Además, podemos divulgar su información personal: (i) en la medida en que creamos de buena fe que tal acción es necesaria para cumplir con la ley aplicable; (ii) hacer valer nuestros derechos y/o presentar o impugnar una reclamación relacionada con su empleo con Ecolab, protegernos contra cualquier reclamación, proteger los derechos, propiedad y seguridad personal de cualquier persona, o proteger el bienestar público; (iii) cuando se requiere la divulgación para proteger la seguridad de otras personas, consistente con las leyes aplicables; (iv) responder a una orden judicial, citación, orden de registro u otro procedimiento legal, hasta donde la ley lo permita o restrinja; (v) en caso de que estemos inmersos en una transición comercial, como una fusión, desinversión, adquisición, liquidación o venta de la totalidad o una porción de nuestros activos; o (vi) por un motivo adicional directamente relacionado con el fin original por el que los datos personales hayan sido recogidos.

Ecolab retendrá su información personal solo el tiempo necesario para los fines establecidos en este Aviso de privacidad para empleados, que normalmente es la duración de su empleo, más al menos un año adicional tras la finalización de su relación laboral.

En determinadas jurisdicciones, la duración en que su información personal será retenida puede variar según las leyes locales. Puede consultar a su jefe o contacto de Ecolab tal y como se describe aquí cuál el periodo de retención específico para su jurisdicción Además, retendremos y utilizaremos su información personal tanto como fuera necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales (por ejemplo, si se nos requieren sus datos para cumplir con las leyes aplicables), resolver disputas y hacer cumplir nuestros acuerdos legales y políticas.

Si se encuentra fuera de Estados Unidos, en particular, si se encuentra en Canadá, Brasil, la Unión Europea ("UE"), el Espacio Económico Europeo ("EEE"), Nueva Zelanda, la República de Sudáfrica, Suiza, Reino Unido u otros países con leyes de privacidad de datos similares, tenga en cuenta que nosotros y nuestros servidores se encuentran en Estados Unidos. Cualquier información que nos proporcione puede transferirse y procesarse en Estados Unidos u otros países del mundo en los que operamos. Aunque esto puede incluir receptores de la información ubicados en países con una protección legal su información personal inferior a la de su país, haremos todo lo posible por proteger su información conforme a los requisitos aplicables a la ley de su jurisdicción particular y tomaremos medidas para que se comparta únicamente con terceros que ofrecen una protección similar. Al participar y proporcionar información personal y otros datos que Ecolab puede recoger, procesar, usar o transferir de forma legítima en relación con su relación con Ecolab, usted consiente sin ambigüedad a que su información sea recogida, procesada, usada y transferida tal y como se expone.

Si se encuentra en la UE o una jurisdicción con leyes similares, el Reglamento General de Protección de Datos o su equivalente puede garantizarle determinados derechos conforme a la ley. En particular, el derecho a acceder, corregir y borrar la información personal que conservamos sobre usted. Ecolab retendrá su información personal durante el tiempo en que participe con nuestros servicios tal y como se describe en la sección sobre retención de este Aviso, hasta que solicite el borrado de dicha información personal. Se considera a Ecolab Controladora de datos (o su equivalente) en relación con su información personal. Puede encontrar nuestra información de contacto tal y como se describe aquí o en otras secciones del Servicio.

En determinadas circunstancias, tiene los siguientes derechos a la protección de datos:

• Derecho a acceder, actualizar o borrar la información personal que disponemos sobre usted.
• Derecho de rectificación. Derecho a que su información personal sea rectificada su es inexacta o incompleta.
• Derecho a oponerse. Tiene derecho a oponerse al procesamiento de su información personal por nuestra parte.
• Derecho de restricción. Tiene derecho a solicitar que restrinjamos el procesamiento de su información personal.
• Derecho de portabilidad de los datos. Tiene derecho a obtener una copia de la información personal que tenemos sobre usted en un formato estructurado, legible por máquina y de uso común.
• Derecho a retirar su consentimiento. También tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento en aquellas situaciones en las que hemos recurrido a su consentimiento para procesar su información personal.

Para realizar una solicitud sobre su información personal, póngase en contacto con su jefe, recursos humanos o dataprivacy@ecolab.com. Si solicita un puesto de trabajo, puede solicitar la eliminación de la información de la solicitud de empleo directamente en el portal de solicitud de empleo tras iniciar sesión en su cuenta de solicitante.

Si tiene alguna solicitud, comentario, queja sobre cómo gestionamos su información personal, esperamos que se ponga en contacto con nosotros tal y como se describe aquí para permitirnos resolver la cuestión. Además, si se encuentra en el EEE, puede formular una queja sobre el procesamiento de su información personal a la autoridad reguladora.

Los siguientes enlaces pueden ayudarle a encontrar el organismo regulador apropiado:

• En Reino Unido, tiene derecho a interponer una queja ante el comisionado de información: www.ico.org.uk
• En Suiza, tiene derecho a ponerse en contacto con el Comisionado federal para la información y protección de datos (FDPIC): FDPIC
• En la UE, tiene derecho a interponer una queja ante su autoridad de protección de datos nacional. Para saber cuál es la autoridad que le corresponde, consulte la lista en el sitio web del Comité Europeo de Protección de Datos: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en
• En Sudáfrica, tiene derecho a interponer una queja ante el regulador de la información: https://www.justice.gov.za/inforeg/index.html
• En Brasil, tiene derecho a interponer una queja ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPD)
• En Argentina, tiene derecho de ponerse en contacto con la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales: PDP
• En Canadá, tiene derecho a interponer una queja ante la Office of the Privacy Commissioner de Canadá: Office of the Privacy Commissioner in Canada
• En Japón, tiene derecho a ponerse en contacto con el Personal information Protection Commission: https://www.ppc.go.jp/en/
• En Australia, tiene derecho a interponer una queja ante el Comisario para la intimidad​​​​​​​: Australian Information Commissioner
• En Nueva Zelanda, puede ponerse en contacto con la Oficina del Comisionado de Privacidad: www.privacy.org.nz

Base jurídica del procesamiento

Si se encuentra en la UE o una jurisdicción que requiera un fundamento jurídico similar para el procesamiento, nuestro fundamento jurídico para recoger y utilizar la información personal descrita en este Aviso depende de la información personal que recogemos y el contexto específico en el que la recogemos.

Podemos procesar su información personal porque:

• Es necesario para la ejecución de un contrato entre usted y Ecolab;
• Nos ha dado su consentimiento para hacerlo (en jurisdicciones aplicables);
• El procesamiento se considera un interés legítimo nuestro como Controlador, cuando ese interés legítimo no quede invalidado por sus derechos;
• Ecolab debe cumplir la ley.

En caso de procesar determinada información sensible según su consentimiento explícito, tiene derecho a revocar dicho consentimiento en cualquier momento. Para ello, póngase en contacto con nosotros tal y como se describe en este Aviso de privacidad. Si existe una base jurídica diferente que nos permitiera continuar procesando su información personal tras haber revocado su consentimiento, le notificaremos indicándole de qué base jurídica se trata en el momento de su solicitud.

Ecolab tomará todas las precauciones razonables para proteger los Datos personales que tenga en su posesión del riesgo de pérdida, uso incorrecto, acceso no autorizado, revelación, alteración y destrucción. Empleamos medidas de seguridad estándares en la industria diseñadas para proteger la seguridad de toda la información recogida durante su relación laboral. Ecolab revisa periódicamente sus medidas de seguridad con el objetivo de garantizar la privacidad de la Información personal. Sin embargo, la seguridad de la información transmitida a través de Internet o a través del dispositivo móvil no puede garantizarse nunca. No nos responsabilizamos de la interceptación o interrupción de cualquier comunicación a través de Internet o de los cambios o las pérdidas de los datos.

Usted es responsable de mantener la seguridad de las contraseñas, identificadores de usuario u otras formas de autenticación involucradas en la obtención de acceso a zonas seguras o protegidas mediante contraseña de los sistemas de Ecolab a los que se le ha otorgado acceso según su cargo. Para protegerle a usted y su información, podemos suspender su acceso a cualquier sistema de Ecolab, sin aviso previo, pendiente de investigación, si se sospecha que ha habido una falla en la seguridad.

Ecolab tomará todas las precauciones razonables para garantizar que su información personal se utiliza exclusivamente para los propósitos para los que se recogió tal y como se describe en este Aviso de privacidad de empleados y solicitantes. Ecolab tomará todas las medidas para garantizar que la información personal es relevante para el uso que se le pretendía dar, precisa, completa y actual. Sin embargo, Ecolab cuenta con usted para que le proporcione actualizaciones de su información personal exactas.

Ecolab se reserva el derecho de modificar este Aviso de privacidad en cualquier momento para reflejar exactamente el contexto normativo y nuestros principios respecto a la recogida de datos. Cuando se produzcan cambios materiales en este Aviso de privacidad, Ecolab le ofrecerá el aviso revisado. Este Aviso de privacidad de empleados y solicitantes se modificó por última vez en agosto de 2023.

Si tiene tiene preguntas o comentarios sobre este Aviso de privacidad o el Servicio proporcionado por Ecolab, póngase en contacto con nosotros en el 844-880-8355 o dataprivacy@ecolab.com.